Cuadro resumen del proceso de compras de una empresa

La operación de compras abarca un conjunto de actividades tendientes a adquirir lo necesario para el desenvolvimiento de la empresa.

Para tomar la decisión de compra necesitamos información. ¿Qué información necesitamos?

  • ¿Qué necesitamos comprar? ¿Cuánto?
  • ¿A quién le compramos?

Para saber qué necesitamos comprar y cuánto debemos buscar esa información en la Ficha de Stock. La Ficha de Stock es una planilla en la cual se detallan las cantidades y valores de los bienes que ingresa y salen de la empresa, y la existencia o saldo final luego de cada operación. Esta planilla además indica el stock máximo y mínimo establecido.

Este es un ejemplo de una ficha de Stock:

Ficha de stock

Una vez que sabemos qué cuánto debemos comprar debemos decidir a quién comprar.  Para esto necesitamos conocer la calidad y el precio que ofrecen los distintos proveedores. Además, es importante conocer la forma y el plazo de pago que nos ofrecen. Para esto, enviamos a los proveedores un pedido de cotización.

Una vez recibidas las cotizaciones, las comparamos y seleccionamos el proveedor que consideremos más adecuado. Seleccionado el proveedor, le enviamos la Orden de Compra, por medio de la cual se solicita la compra de los bienes.

Cuando llega el momento de recibir los bienes, éstos llegan acompañados de un documento llamado Remito. Éste es emitido por el vendedor y describe los bienes enviados. De esta manera se puede verificar si los bienes recibidos coinciden con los detallados en el Remito, y si lo recibido coincide con lo solicitado. Entonces el comprador firma un ejemplar del Remito firmado por él en señal de conformidad e ingresa los bienes en la Ficha de Stock.

Cuando el proveedor recibe el remito firmado por el comprador, confecciona la Factura de Venta y se la envía al comprador. Si por algún error o gasto adicional, el comprador tuviera que pagar un importe mayor al facturado, el proveedor debe enviar una Nota de Débito al comprador comunicándole el aumento de su deuda. De lo contrario, si el monto fuera menor o el comprador hiciera una devolución, el proveedor debe enviar una Nota de Crédito comunicando la disminución de la deuda.

La deuda con el proveedor debemos anotarla en la Cuenta Proveedores. En esta cuenta anotamos las compras realizadas a crédito, por lo cual aumenta la deuda con el proveedor y los pagos realizados al mismo, que producen una disminución de la misma.

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