Si ya leíste y comprendiste las variaciones patrimoniales, ya sabes identificar la variación que se produce en el patrimonio con cada operación.

Si ya entiendes de que una cuenta es una categoría bajo la cual vamos a registrar las operaciones y ya estudiaste las distintas cuentas, ya conoces lo que debes anotar.

Falta ahora saber cómo registrar y en dónde.

El método de registro contable es la Partida Doble. Este método se utiliza desde hace muchos años, y aunque hoy ya esto se encuentre agilizado por sistemas contables (softwares), originalmente se utiliza el Libro Diario. El Libro Diario es el libro en donde se registra cada operación que realiza una empresa. Las operaciones se registran de forma cronológica. Y por lo tanto este libro tiene la información acerca de las operaciones que realizó la empresa a diario.

El libro diario contiene una parte en donde se detallan las cuentas involucradas en el asiento y dos columnas en donde se registran los importes de la operación. Estas columnas son DEBE y HABER. Cada operación impacta en al menos dos cuentas, una en el DEBE y una en el HABER.

La imagen a continuación es una versión simplificada de un libro diario.

Libro diario - Partida Doble
Libro Diario

Cada operación que lleva a cabo la empresa debe registrarse y cada operación se registra en un asiento. Cada anotación tiene el nombre de asiento contable. Un asiento contable representa el registro de una operación y éste debe realizarse por partida doble. ¿Qué quiere decir esto? Esto significa que cada operación tiene un doble impacto en el patrimonio (esto de alguna manera permite mantener el balance de la situación patrimonial).

La cuenta que se debita, se registra primero y en el margen izquierdo mientras que la cuenta acreditada se anota después y desde la mitad de la columna hacia la derecha. Los importes correspondientes a cada cuenta se anotan en la columna de Debe y Haber respectivamente.

Asiento contable - Partida Doble
Asiento contable – Partida Doble

Dijimos que las cuentas son las denominaciones que agrupan determinados conceptos y que responden a características u objetivos similares.

El principio de partida doble establece que cada operación debe registrarse por “partida doble”. Esto quiere decir que cada operación, aunque se registra una única vez, tiene un doble impacto (como mínimo).  Cada operación impacta en al menos dos cuentas y esto debe anotarse en el Debe y el Haber. Cada asiento debe tener al menos una cuenta registrada en el Debe (debitada) y otra en el Haber (acreditada).

Debitar una cuenta significa registrarla en el Debe, mientras que registrar una cuenta en el Haber es acreditar.

Algunas reglas de la partida doble que es necesario recordar…

  • En toda anotación, debe haber al menos una cuenta debitada y una acreditada.
  • El total de los importes debitados debe ser igual a los acreditados, para mantener la igualdad patrimonial. O sea que, en cada asiento, la suma del DEBE debe ser igual a la suma del HABER.
  • La misma cuenta debe ser utilizada tanto para las entradas como para las salidas de un mismo concepto.
  • Si se hizo la entrada de un concepto por determinado valor, su salida se produce por ese mismo valor.

Entonces, cuando se realiza una operación, es importante decodificar esta operación de manera de comprender qué impacto tiene en el patrimonio de la empresa para así poder registrarla. Los pasos a seguir para interpretar la operación y registrarla son:

  1. Analizar la variación patrimonial.
  2. Identificar las cuentas involucradas.
  3. Registrar el asiento contable.

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