Documentos comerciales. Comprobantes comerciales y otros documentos.
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Los documentos comerciales son todos los comprobantes emitidos en los que se deja constancia de las transacciones que se realizan en la actividad de la empresa. La información que contienen permite continuar el proceso contable y determinar los derechos y obligaciones de las partes intervinientes.

Tienen una función contable, respaldar los registros, asientos y anotaciones contables efectuados en los libros correspondientes. Y una función legal, son la prueba documental que sirve de base de cálculo para las obligaciones impositivas y previsionales.

A continuación veremos distintos documentos comerciales, su función, forma de emisión e importancia para las partes.

Orden de compra

Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega.

Se emite

  • Original: para el vendedor.
  • Duplicado: para el comprador.

Importancia

  • Comprador: sirve como constancia de las mercaderías que solicitó.
  • Vendedor: sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado.

Remito

Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de mercaderías vendidas.

Se emite

  • Original: para el comprador.
  • Duplicado: para el vendedor, firmado por el comprador o el transportista.
  • Triplicado: Para la empresa de transporte, firmado por el comprador.

Importancia

  • Comprador: controla las mercaderías recibidas con la orden de compra.
  • Vendedor: constancia de que el comprador recibió conforme.
  • Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías.

Factura

Es el documento que el vendedor entrega al comprador, comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicios a crédito o al contado.

Se emite

  • Original: para el comprador.
  • Duplicado: para el vendedor.
  • Triplicado: también para el comprador, solo en algunos casos.

Importancia

  • Comprador: registra la compra y la deuda contraída.
  • Vendedor: registra la venta y el compromiso de pago del comprador.

Ticket

Cumple la misma función que la factura y se utiliza generalmente en operaciones de pequeños importes. Lo emite el vendedor por medio de máquinas registradoras, autorizadas por la AFIP, y se lo entrega al comprador.

  • Deben ser perfectamente legibles
  • Deben entregarse obligatoriamente a los consumidores.

Nota de Débito

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por motivos que en él se especifica.

Se emite

  • Original: para el comprador.
  • Duplicado: para el vendedor.
  • Triplicado: también para el comprador, solo en algunos casos.

Importancia

  • Comprador: registra el aumento de su deuda.
  • Vendedor: permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar un importe a su favor.

Nota de crédito

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó su deuda por motivos que en él se especifica.

Se emite

  • Original: para el comprador.
  • Duplicado: para el vendedor.
  • Triplicado: también para el comprador, solo en algunos casos.

Importancia

  • Comprador: registra una disminución de su deuda.
  • Vendedor: permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una disminución en la cuenta corriente del comprador.

Recibo

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques, pagarés u otros valores.

Se emite

  • Original: para el comprador o pagador.
  • Duplicado: para el vendedor o beneficiario.

Importancia

  • Comprador o pagador: medio de prueba y de registración de egreso de dinero y otros bienes.
  • Vendedor o beneficiario: medio de registración y control de los ingresos de dinero y otros bienes.

Resumen de Cuenta

Es un documento que le envía en forma periódica el vendedor al comprador detallando las operaciones efectuadas en cuenta corriente.

Se emite

  • Original: para el comprador o cliente.
  • Duplicado: para el vendedor o proveedor.

Importancia

  • Comprador: controlar los datos del resumen de cuenta con sus propios registros.
  • Vendedor: recordar al cliente o comprador el estado de su cuenta corriente.

Cheque

Es una orden de pago  librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto o emitir cheque con fecha diferida.

Se emite sólo un original.

Importancia

  • Evita los riesgos que significa manejar dinero en efectivo.
  • Sirve como prueba de pago, queda registrado en el banco.
  • Es utilizado como instrumento de crédito (cheque diferido).

Tipos de cheques

  • Cheque común: Se utiliza como medio de pago, el que lo recibe podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o endosarlo.
  • Cheque diferido: Es utilizado como instrumento de crédito, se puede endosar y podrá ser emitido en plazos de 1 a 360 días.

Formas de emisión

  • Al portador: Es aquel en el que no se menciona el nombre del beneficiario, pudiéndose dejar en blanco el lugar o escribir “al portador”. Puede cobrarse en ventanilla o depositarse.
  • A favor de una determinada persona: Es aquel en el que se indica el nombre del  beneficiario. Puede cobrarse en ventanilla o depositarse.
  • a la orden: puede transferirse vía endoso.
  • no a la orden: no puede transferirse vía endoso.
  • Cruzado: Es aquel que lleva dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo. No se puede cobrar en ventanilla, debe ser depositado.

Pagaré

Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero, en un plazo determinado.

Se emite sólo un original.

Importancia

Permite realizar las operaciones sin entregar dinero en forma inmediata (a crédito)

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